Lステップで予約管理を自動化！LINE運用で時短・効率化を実現する方法

Lステップ 予約 ブログ

1. はじめに　Lステップの「カレンダー予約」とは？

できること

  • 担当者（スタッフ）やコースの設定
  • 受付時間・締切・変更／キャンセルルールを細かく制御
  • 自動承認／**リクエスト制（手動承認）**の選択
  • 予約完了／変更／キャンセル時の自動アクション
    • 例：自動メッセージ、タグ付与、対応マーク更新、友だち情報への書き込み
  • Googleカレンダーと双方向連携（ダブルブッキング防止）
  • 無料（フリープラン）でも利用可能な範囲あり

主な活用シーン

  • サロン（カット／カラー等）
  • 医療・整体の受付
  • 面談・カウンセリング・採用面談
  • 個別相談・体験レッスン

用語メモ

  • タグ：ユーザーに貼るラベル（例：予約中／キャンセル済み）。絞り込み・再アプローチが簡単に。
  • 対応マーク：個別トーク画面に出る“目印”（例：⭐予約中）。状況が一目で分かる。
  • 友だち情報欄：ユーザーごとの項目（例：面談日、予約完了日）を保存する箱。

　

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2. 準備：管理画面でまず開く場所

  1. 予約管理 ＞ カレンダー予約 を開く
  2. 「新しいカレンダー」 を作成
  3. 画面の3ビューを理解
    • 予約一覧：予約の全体像（日／月表示）
    • シフト：担当者の出勤・ブロック状態（週／月表示）
    • 予約設定：すべての初期設定を行う場所

3. 受付時間と詳細ルールの設計（最重要）

  1. 受付時間
    • 共通／曜日別を選択
    • 例：平日 9:00–18:00、土日祝休み（土日祝は「休業」にチェック）
  2. 受付の詳細設定
    • 受付開始範囲：例）2週間先まで
    • 受付締切：例）前日23:59（当日ドタ予約を防止）
    • 変更／キャンセル可能期限：例）予約の24時間前まで
    • 同時予約数：同時に受けられる人数（セミナー等は複数も可）
    • 承認方式
      • 全承認：即確定（一般的）
      • リクエスト制：管理者が内容確認→承認
    • ユーザーによる変更／キャンセル
      • 許可／不許可／リクエスト制から選択

運用TIP
締切を前日23:59にしておくと、当日のリソース調整がしやすく、ノーショー対策にも有効。

4. 予約枠（担当者）とコースの設計

  1. 予約枠
    • 例：スタッフA／スタッフB、または会議室A／B
    • 未選択時の自動振り分け：優先度順に自動アサイン
    • シフト連動：ON（カレンダーの空きに連動）
  2. コース（必要に応じて）
    • サロン：カット／カラー等
    • 面談：所要時間60分など固定でもOK

設計のコツ
まずは「人（スタッフ）」だけで開始し、慣れてから「コース」細分化へ。

5. 予約画面の体験設計（UI）

  • 表示：週 or 月
  • 時間単位：15／30／60分（一般的に30分が見やすい）
  • 管理者情報の表示：最初は非表示でもOK
  • 同意事項／利用規約：個人情報の扱いを明示
  • 取得項目の設定
    • 例：氏名／フリガナ／メールアドレス（友だち情報欄へ紐付け）
    • 入力形式（記述式・段落・プルダウン）と必須の設定

例：同意文テンプレ

【個人情報の取り扱いについて】
ご入力いただいた情報は予約管理およびご連絡の目的にのみ利用します。
当社のプライバシーポリシーに基づき適切に管理します。

6. 運用の基盤づくり：対応マーク／友だち情報欄／タグ

対応マーク（例）

  • 予約中（⭐）
  • 面談済み（✅）
  • 既存の不要マークは削除してOK

友だち情報欄（フォルダ「予約」を作成）

  • 予約完了日（日付型）：予約が確定した日
  • 面談日（日付型）：実施した日

タグ（フォルダ「予約」）

  • 予約中
  • 予約変更済み
  • 予約キャンセル済み
  • 面談済み

なぜ必要？
個別トーク画面で状態が一目で把握でき、抽出・再アプローチ・分析が激ラクになります。

7. 自動アクションの実装（3大イベント）

7-1. 予約完了時

  • 対応マーク：予約中 に更新
  • 友だち情報：「予約完了日＝アクション実行日」を書き込み
  • タグ：予約中 を付与
  • メッセージ送信（差し込み項目：予約日時／枠／コース／確認URL）
ご予約ありがとうございます！
以下の内容で予約を受付けました。

■日時：{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}
■担当：{{予約.予約枠名}}
■コース：{{予約.コース名}}

予約内容の確認・変更・キャンセルはこちら：
{{友だち予約URL}}

7-2. 予約変更時

  • タグ：予約変更済み を付与（予約中は残す）
  • メッセージ：変更前と変更後を両方表示し、URLを再送
ご予約内容の変更を承りました。

［変更前］
日時：{{予約.現在.予約日}} {{予約.現在.開始時刻}}–{{予約.現在.終了時刻}}
担当：{{予約.現在.予約枠名}}

［変更後］
日時：{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}
担当：{{予約.予約枠名}}

最新の予約内容はこちら：
{{友だち予約URL}}

7-3. 予約キャンセル時

  • 対応マーク：未対応 に戻す
  • タグ操作：予約中 を外し、予約キャンセル済み を付与
  • メッセージ：キャンセル通知＋再予約導線
キャンセルを受け付けました。

［キャンセル済みの予約］
日時：{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}
担当：{{予約.予約枠名}}

再予約はこちらから：
{{友だち予約URL}}

8. 自動リマインド設計（ノーショー対策）

推奨例

  • 1日前 10:00：リマインド①
  • 当日 8:00：リマインド②
  • 当日 23:59：実施後の処理（面談済みタグ付与＋面談日の記録）

テンプレ

【前日リマインド】（1日前10:00）
明日のご予約のご案内です。
日時：{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}
担当：{{予約.予約枠名}}
詳細確認・変更はこちら：{{友だち予約URL}}

【当日リマインド】（当日8:00）
本日ご予約日です。お待ちしております！
遅刻・場所不明の場合はこちら：{{問い合わせ導線}}

終了後の自動処理（当日23:59）

  • タグ：面談済み を付与
  • 友だち情報：面談日＝アクション実行日 を記録

残り時間トリガー（応用）
「開始1時間前」で短文通知を送ると来店率がさらに上がります。

9. Googleカレンダー連携（双方向が鉄則）

  1. 外部サービス連携 ＞ Googleカレンダー
  2. Sign in with Google で認可（または外部連携URLを共有して認可）
  3. カレンダーID：通常はGmailアドレス
  4. どの予約枠（スタッフ）に結びつけるかを選択
  5. 連携対象＝「すべて（双方向）」を推奨
    • Lステップ予約 → Googleに自動登録
    • Google予定 → シフトへ反映（埋めたい時間帯に「×」予定を入れれば予約不可に）

命名規則の例
「【L】面談／{{氏名}}／{{連絡先}}（担当：{{予約枠名}}）」
→ Google上の視認性が上がり、共有もしやすい。

10. LINEリッチメニューの導線設計

  1. LINE公式アカウント管理画面＞リッチメニュー
  2. テンプレート（例：6区画）を選択
  3. 「予約」ボタンに 友だち予約URL をリンク
  4. 余裕があれば**「予約確認」**ボタンも設置（ユーザー体験UP）

最小構成

  • 左下：予約する（友だち予約URL）
  • 右下：予約確認（同URL）

11. 実運用フロー（ケーススタディ）

  1. 新規予約 → 自動で「予約中」タグ＆対応マーク／予約完了日を記録 → Googleへ反映
  2. 前日・当日リマインド → 来店率UP
  3. 面談実施 → 当日23:59に「面談済み」タグ＆面談日を記録
  4. 予約変更 → 変更前／後の案内＋Google予定も自動更新
  5. キャンセル → 対応マークを未対応に戻す／「予約中」タグを外す／「キャンセル済み」付与 → 再予約URLを案内

12. ベストプラクティス & つまずき回避

  • 締切＝前日23:59：当日調整の混乱を防止
  • 自動振り分け：担当者の偏りや空き枠を平準化
  • タグ外し忘れ・対応マーク戻し忘れは自動アクションで完全自動化
  • 全通知に予約確認URLを添付（ユーザー自己解決率UP）
  • Google予定ブロック運用：急遽埋めたい時間はGoogle側で「×」を入れる
  • スパム防止：取得項目にメールを入れて到達トラブル時の代替連絡先を確保

13. KPI設計と改善サイクル

見るべき数値

  • 予約完了率（予約ページ訪問→確定）
  • 変更率／キャンセル率
  • ノーショー率（来店・面談未実施比率）
  • リマインドの開封率／当日来店率

改善の打ち手

  • リマインドのタイミングA/B（前日午前 vs 夕方）
  • 予約画面の時間単位（15→30分で見やすさUP）
  • 再アプローチ設計：
    • 「予約キャンセル済み」タグへ限定クーポン
    • 「面談済み」タグへアップセル／次回予約提案

14. セキュリティ・個人情報の取り扱い

  • 同意事項・利用規約を必ず表示
  • 取得項目は最小限に（不要な情報は取らない）
  • 友だち情報欄は権限管理（共有の範囲を最小化）
  • 退会・情報削除の明確なフローを案内

15. まとめ（チェックリスト付き）

要点

  • 無料からカレンダー予約を導入可能
  • 受付ルール→予約枠→自動アクション→リマインド→Google連携→LINE導線まで作れば、人手のやり取りをほぼゼロ化
  • ダブルブッキング防止＆ノーショー削減で売上と工数を同時に守る

クイックチェックリスト

  • 受付時間（平日9–18）、締切（前日23:59）
  • 承認方式＝全承認 or リクエスト
  • 予約枠（スタッフA/B）＋自動振り分けON
  • 取得項目（氏名／メール）を友だち情報へ紐付け
  • 対応マーク（⭐予約中／✅面談済み）
  • タグ（予約中／変更済み／キャンセル済み／面談済み）
  • 予約完了・変更・キャンセルの自動アクション
  • リマインド（1日前10:00、当日8:00、終了後記録）
  • Googleカレンダー双方向連携
  • リッチメニューに友だち予約URLを設置

付録：すぐ使えるメッセージ雛形（コピーOK）

予約完了

{{ユーザー名}}さま
ご予約ありがとうございます。以下の内容で受付しました。

日時：{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}
担当：{{予約.予約枠名}}
コース：{{予約.コース名}}

内容の確認・変更・キャンセル：
{{友だち予約URL}}

前日リマインド

明日のご予約のご案内です。
日時：{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}
担当：{{予約.予約枠名}}
来店場所／入室方法で不明点があればご返信ください。
確認・変更・キャンセル：{{友だち予約URL}}

当日リマインド

本日ご予約日です。お待ちしております！
時間に間に合わない場合はご返信ください。
確認・変更・キャンセル：{{友だち予約URL}}

変更完了

ご予約の変更を承りました。

［変更前］{{予約.現在.予約日}} {{予約.現在.開始時刻}}–{{予約.現在.終了時刻}}／担当：{{予約.現在.予約枠名}}
［変更後］{{予約.予約日}} {{予約.開始時刻}}–{{予約.終了時刻}}／担当：{{予約.予約枠名}}

最新の予約情報：{{友だち予約URL}}

キャンセル完了

キャンセルを受け付けました。
差し支えなければ理由を教えていただけますか？
再予約はこちら：{{友だち予約URL}}

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